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鳳凰の羽

会社への電話で担当が不在時には電話メモが便利!

      2017/09/12

会社への電話で担当が不在時には電話メモが便利!

会社にかかってくる電話では、不在の相手への電話も多いのではないでしょうか?

そんな時、不在相手にしっかりわかるように電話メモを活用するのが便利です。

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会社では必須!電話メモとは?

電話応対メモ(伝言メモ)とは、担当者が不在あるいは席をはずしているときに、担当者に代わって電話を受けた人が、担当者に電話があったこと、かかってきた日時、かけてきた相手と連絡先、用件などを伝えるためのメモです。電話メモとも言います。
電話応対メモは必要な情報を正確に受け、不在者に伝える目的のメモでもあるため、
その際の応対や話し方の基本やメモにすべき内容を把握することは自分が電話を受けるときにも役に立ちます。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

電話対応メモの取り方のコツ(質問)

電話対応 メモの取り方のコツ
4月から新入社員として働いているのですが、今研修で電話対応の練習をしていて相手の社名、名前、用件を理解しながらメモをとることができません。
話を理解しようとすればメモがとれず、電話が終わった後に忘れてしまい、メモを取ろうとすればメモに集中してしまい話の
内容を忘れたり理解できず、電話の受け答えができなくなってしまいます。
とにかく二つ同時に行うことができないのです。しまいにはパニックになってしまい真っ白になってしまいます

どうすれば電話対応ができるようになりますでしょうか?皆様がやっている効率の良いメモの取り方や、
電話対応への取り組み方などあれば何でもいいので教えてください

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ – 4月から新入社員として働いている… – Yahoo!知恵袋

慣れるまでは言われたことをメモに書く!(アドバイス)

一番良いのは重要な単語を書くのが良いですが、慣れてない内は無理なので
貴方向けの電話対応を考えると…

理解しながらメモをとらない。
が、一番良いような気がします。
理解しようとするからメモが取れないんですから
メモを取る時は一心不乱にメモを取る。どうでしょうか?

基本的に相手が話してる最中はてきとうに「相槌」(笑)
で、理解せずに相手が言うがままにメモを取る。
で、電話対応で重要なのが「くり返し」ですね。
電話を切る前に、相手が言った事の確認は必須だと思います。
なので、この時に初めて、自分で復唱しながら理解する。
これで万事解決ではないでしょうか?
ちなみに復唱中に理解不能な文面があったら相手に確認して下さい。
違った場合相手も「そうじゃなくて○○だよ」等々。
こうして意志の疎通もバッチリになった所で終了です。

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ – 4月から新入社員として働いている… – Yahoo!知恵袋

メモすればいいわけじゃない・・・?(質問)

上司宛の電話メモ

○○会社の△△様からお電話ありました。
お電話して下さい。
9/21 8:30 ××

上のメモを上司の机に置いてたら怒られました。
何が悪かったのでしょう?

引用元-電話メモ : キャリア・職場 : 発言小町 : 大手小町 : YOMIURI ONLINE(読売新聞)

会社名と名前以外にも連絡先もしっかり確認(アドバイス)

このメモだけでは、急ぎの電話だったのか、急がないけど連絡が欲しい電話だったのか判りません。
また、いつまでに電話しなければいけないのかも判りません。
それと、相手の連絡先電話番号もありません。
相手の職場にかけるのか、携帯にかけるのか、上司が相手の電話番号を知っていたとしても、
メモには何のために何番にかけるのか電話番号までメモるものでは無いでしょうか?
また、上司が戻って来たときには、メモを置いていたとしても「○○様にお電話かけて下さいね」と言った方が良いです。

引用元-電話メモ : キャリア・職場 : 発言小町 : 大手小町 : YOMIURI ONLINE(読売新聞)

まとめ

電話メモを書く際には、必ず相手の連絡先や簡単な用件も聞けるのが不在相手への心遣いにもなります。
また、急ぎの場合もありますのでその点には注意したいですね。

twitterの反応


https://twitter.com/kkkgoogookkkgoo/status/628310292812804096
https://twitter.com/locoudon/status/626732544847818753
https://twitter.com/ALambency26/status/625993666591469568″

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