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事務のスキルがものをいう。電話のメモは確実に!

      2018/04/03

事務のスキルがものをいう。電話のメモは確実に!

事務の仕事といえば電話の対応があります。
不在の社員宛の電話を受けて、「伝言メモ」を書く…
自分の仕事が中断される上、伝言メモは手書きがほとんど。
素早く対応したいものです。

今回は、事務の電話のメモ術について調べてみました。

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事務仕事−電話対応でメモの取り方

電話応対メモ(伝言メモ)とは、担当者が不在あるいは席をはずしているときに、担当者に代わって電話を受けた人が、担当者に電話があったこと、かかってきた日時、かけてきた相手と連絡先、用件などを伝えるためのメモです。電話メモとも言います。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

電話応対メモに記載する基礎・基本情報

1. いつ電話がかかってきたのか
2. 誰からの電話か(先方の社名、氏名)
3. 先方の連絡先は
4. どんな用件か
5. 誰が代わりに電話を受けたのか

特に、
「2.誰からの電話か(先方の社名、氏名)」
「3.先方の連絡先電話番号」
は最も重要な情報です。
必ずメモをとり、復唱して先方に確認しましょう。

引用元-「電話メモ」電話対応メモ・電話応対メモ・伝言メモ・連絡メモ・休み・雛形

事務としての基本−電話メモのプラスアルファを考える

自分が電話に出て対応したものの、担当者が不在だった!そんなときは、伝言メモを作成します。まずは以下のような基本事項が書けているか確認しましょう。

・電話を受けた日時
・相手の会社名、部署名、名前
・相手の連絡先
・用件の概略
・自分の対応
・折り返し電話の希望の有無

ここまで書けたら、+αを目指しましょう。ここでいう+αとは、対応した人しかわからない相手の情報(急いでいた、困っているようだった、怒っていた、など)です。

用件だけを機械的に伝えるのではなく、相手の心理状態といった実際に話をした人にしか分からない細かな情報も伝えることで、その後の担当者の出方が変わる場合があります。その結果、スムーズな引継ぎができるようになるのです。

引用元-社会人のキホンのキ!知っておきたい電話対応のビジネスマナー | nanapi [ナナピ]

新入社員−電話メモ同時進行が難しくて

4月から新入社員として働いているのですが、今研修で電話対応の練習をしていて相手の社名、名前、用件を理解しながらメモをとることができません。
話を理解しようとすればメモがとれず、電話が終わった後に忘れてしまい、メモを取ろうとすればメモに集中してしまい話の内容を忘れたり理解できず、電話の受け答えができなくなってしまいます。
とにかく二つ同時に行うことができないのです。しまいにはパニックになってしまい真っ白になってしまいます

どうすれば電話対応ができるようになりますでしょうか?

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ – 4月から新入社員として働いている… – Yahoo!知恵袋

一番良いのは重要な単語を書くのが良いですが、慣れてない内は無理なので貴方向けの電話対応を考えると…

理解しながらメモをとらない。
が、一番良いような気がします。
理解しようとするからメモが取れないんですからメモを取る時は一心不乱にメモを取る。どうでしょうか?

基本的に相手が話してる最中はてきとうに「相槌」(笑)
で、理解せずに相手が言うがままにメモを取る。
で、電話対応で重要なのが「くり返し」ですね。
電話を切る前に、相手が言った事の確認は必須だと思います。
なので、この時に初めて、自分で復唱しながら理解する。
これで万事解決ではないでしょうか?
ちなみに復唱中に理解不能な文面があったら相手に確認して下さい。
違った場合相手も「そうじゃなくて○○だよ」等々。
こうして意志の疎通もバッチリになった所で終了です。

ちなみに中には復唱します。といって断ってくるツワモノもいます。急いでる等の理由で。
そういった場合、自分では理解してなくても相手が言ったとおりの事を担当者に言うとバッチリ伝わったりします。

引用元-電話対応 メモの取り方のコツ – 4月から新入社員として働いている… – Yahoo!知恵袋

担当者が不在だった場合の電話のメモは、要点をまとめる

所定の伝言メモがある会社も多いので、その場合はフォーマットの項目に従って書き込むようにすれば大丈夫だと思います。基本的には、以下のような項目が伝われば問題はありません。

・電話を受けた日時
・こちらの担当者(電話がかかってきた人の)氏名
・相手の会社名、部署名、名前、連絡先
・電話を受けた人の氏名(この場合は自分)
・相手の用件はどんなことで、どのように対応したのか
・こちらから折り返すのか・折り返し不要なのか(折り返しの場合は、都合のよい時間まで記載)

また、可能であれば伝言メモを置いたことを、あとで担当者に口頭で伝えるようにしましょう。ふせんなどにメモをとり、相手の机においていると、なくなってしまう場合もあるからです。

引用元-知らないと恥ずかしい社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】 | 株式会社LIG

電話のメモのコツ

簡単なひな形を用意しておくだけでも、メモをとる際の文字数を節約することができます。
手書きのひな形を複数枚コピーしておくのも良いですし、ワードやエクセルなどで作成しておく方法もあります。
最近では100円以下で電話メモを買えるので、自分で作成するのが面倒という方は買っておくのも良いと思います^^

引用元-電話内容のメモを効率よくとるコツをお教えします!|法律事務所に就職できる!パラリーガル(弁護士アシスタント・法律事務職員)資格取得講座 就職転職に強い一般事務のスキル!

まとめ

メモの取り方も、人それぞれ、また、会社単位でも違っています。色々な情報から良いものを取り入れてくださいね。

twitterの反応

https://twitter.com/griwhtvu/status/626214415512109056
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