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面接と同じくらい重要かも!? 就活での電話の受け方

      2017/09/12

面接と同じくらい重要かも!? 就活での電話の受け方

就活中は、企業からの電話連絡を受けることが多くなりますよね。この電話の受け方が、その後の面接での印象を左右することだってあり得ます。

ビジネスにおける正しい電話対応の仕方について調べてみました。

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電話の受け方で面接の印象も変わる

就活などビジネスの場においては、電話の受け方にビジネスマナーがあります。
この電話の受け方がしっかりできていないと、面接以前に、不合格の烙印を押されてしまうかもしれません。
そんな残念な結果を生まないためには、社会人としての電話の受け方のマナーを守るのは重要です。

企業からの電話には名前を名乗る

就活の電話の受け方で大切なのは、いつ電話がかかってきても気を抜かず、ビジネスマナーに沿った受け方を。
就活生で、なにも考えず「もしもし」と出てしまう人がいるかもしれませんが、その受け方はNGです。

就活をしている間は知らない相手から電話がかかってきたときでも、「はい○○です」と名前を名乗りましょう。これがビジネスシーンでの電話の受け方です。
それにより、企業側がわざわざ「○○さんの携帯でよろしいですか?」と確認せずに済みます。

引用元-就活中に企業からかかってきた電話の好印象な受け方 | 就活のことならキャリアパーク

電話の声はいつもより明るく!!

電話でのコミュニケーションは対面とは違って表情が見えませんから、声の大きさやトーン、話し方で印象が決まります。
つまり、「明るくハキハキした声×のびのびと落ち着いた話し方」をするAさんと、「小さくて聞きとり難い声×せっかちな早口」なBさん。この二人の印象には相当な差がつくことになります。

Bさん向けのアドバイスとしては2つあります。

1. 姿勢を正しく!
姿勢って意外と声に影響するんですね。うつむいて話すのと、背筋を伸ばして肩の力を抜いて顎をひいて話すのを比べると、まるで違ってきます。試しに、ご友人と一緒に実験してみることをお勧めします。

2. 気持ちを乗せて!
選考通過連絡を聞いた際の嬉しい気持ち。面接日程を自分都合で変更頂くお願いをする際の申し訳ない気持ち。そういった気持ちはできるだけ声に、電波に乗せるようにしましょう。

気持ちが乗ると声の調子が変わってきます。その変化は電話の相手にも、きちんと伝わるものです。当然印象も良くなります。

引用元-「おっ、この子は違うね!」と思わせる電話マナー。今からスグに実践したい4つの方法 | 就職活動とインターンシップのJobweb(ジョブウェブ)

面接連絡の電話対応 悪い例・良い例

電話対応の悪い例
学生:「もしもし?」
企業:「私、株式会社●●の△△です。■■さんでお間違いないでしょうか?」
学生:「そうですけど。」
企業:「この度、一次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「はい。」
企業:「それでは次の面接の日時を調整したいのですが、◎月△日の●時はご都合いかがでしょうか?」
学生:「空いてます。」
企業:「それでは、◎月△日の●時に弊社でお待ちしております。」
学生:「はい。」

良い例
学生:「はい、■■です。」
企業:「私、株式会社●●の△△です。この度、◎次選考を通過とさせていただきましたのでその旨をお伝えいたします。」
学生:「ありがとうございます!!!!」
企業:「それでは次の面接の日時を調整したいのですが、◎月△日の●時はご都合いかがでしょうか?」
学生:「はい、大丈夫です!!」
   (→ダメな場合は「大変申し訳ありませんが先約がありまして、お日にちをずらしていただけませんでしょうか?」と言う。)
企業:「それでは、◎月△日の●時に弊社でお待ちしております。」
学生:「はい!!当日もよろしくお願い致します!ご連絡ありがとうございました。」

引用元-就活で企業から電話がかかってきた時の正しい受け方〜知っておきたい電話マナー〜 – #就活SWOT

受け方だけでなく切り方にもマナーが

「お忙しい中、ご連絡ありがとうございました。」と告げ、相手が電話を切ってから、終話ボタンを押しましょう。
絶対にこちらから切ってはいけません。
社会人になったら、企業対お客様の電話では、お客様が電話を切るまで企業側は電話を切りません。
相手が切るのを待ってから受話器を置きます。

「いやいや!用が終わったら電話を切るのは、どちらからでもいいでしょう?」と思うかもしれません。
いえいえ、終わったと思っているのは、「あなただけ」かもしれません。
まだ相手の用件が終わっていなければ、電話を切ろうとした時または切ったあとに、「あの…」と話始めたらどうでしょう?
「電話を一方的に切られた!」と不快にさせてしまいませんか?
用件が終わっていたとしても、さっさと「ガチャ!」って切られてしまえば、相手に「ガチャ!ツーツーツー」と切られた音が流れます。
これも、不快感を招きます。例えそれが、携帯電話やスマホでも同じです。

社会人の常識なので、「相手が切ってから切る」覚えておきましょう。

引用元-【就活】正しい電話マナー:受け方から切り方まで

電話に出られなかった時は…

会社から不在着信が入っていた時の対処法になります。
 
■伝言などが残っていない場合は?
→そのままでOKです。
 
会社からと思われる電話。特に面接に進んでいる企業があって「心当たりがある」場合などにはいつもよりも余計に気になってしまうと思います。
基本的には、着信のみがあって発信先も分からない場合は「本当に必要な電話は、またかかってくる」と思って大丈夫です。
もし、ある程度心当たりがある場合やどうしても気になる場合は、折り返しも可能です。
 
■伝言が残っている場合
→こちらから折り返し電話をする
 
留守番電話に
「○○社の○○です。都合のよい時間に折り返しご連絡お願いします。」といった伝言がある場合には、すみやかにこちらから電話をしましょう。
※おっと、慌てないで。下に書いてあるマナーを読んでから
 
また「○○社の○○です。またかけ直します。」といった伝言の場合でも折り返し電話をした方が早い場合もありますし、
2回以上電話に出られなかった場合などは、すみやかにこちらから電話をしましょう。

引用元-不在着信折り返しマナー – 人事採用のプロが女子の就活をサポート「就活モード」

折り返し電話のマナー

【折り返し電話をする場合の話し方】
 
①電話口で:あいさつ、名乗り、連絡する担当者名(または採用担当)
 例)「こんにちは。○○大学の○○と申します。○○部(または採用担当)の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」
 ★用件を聞かれた場合は、「○○様からお電話を頂き、折り返しご連絡いたしました。」と伝えます。

②担当者に:あいさつ、名乗り、不在について一言詫び、折り返した旨伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学の○○です。[先ほど/○日○時頃] お電話をいただいたのですが、不在にしており申し訳ございませんでした。折り返しお電話させていただきました。」

引用元-不在着信折り返しマナー – 人事採用のプロが女子の就活をサポート「就活モード」

電話口では、必ず電話をかけた人が対応してくれるとは限りません。
【折り返し電話をする場合の話し方】の通りに①名乗り、②いつ電話をもらったのか、③折り返し電話した ということは必ず電話口で説明できるようにしておきましょう。

引用元-不在着信折り返しマナー – 人事採用のプロが女子の就活をサポート「就活モード」

まとめ

表情が見えない電話でのやりとりは、誤解を生みやすく、知らないうちに相手を不快にしてしまうことも…普段以上に明るい声を心がけましょう。鏡を使って、自分の表情をチェックしながら話してみるのもいいかもしれません。

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