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会社にとって電話はとても重要!ビジネスホンと会社での電話の使い方

      2018/08/24

会社にとって電話はとても重要!ビジネスホンと会社での電話の使い方

電話はとても重要なツールですよね。会社で何気なく使われている電話機には、複数の電話回線を収容し外線と内線をどの電話機で鳴らすのか?など制御する事によって、オフィス内での電話のやり取りを円滑にできるように設定されています。

ビジネスホンの全ての機能を理解していますか?今回は、電話を会社で使うための使い方とビジネスホンについてまとめてみました。

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電話を会社で使う|ビジネスホンって?

初めてビジネスホン(ビジネスフォン)を導入される方のほとんどが次のように思っているかと思います。
「電話線を電話機に接続すれば使える」
家庭用電話機と違い、電話線を差し込んでも使えません。電話回線を複数の電話機で利用するには主装置と呼ばれる機械が必要になります。また主装置は電話機と同じモデル以外では使えない事がほとんどです。

引用元-初めてビジネスホンを導入される方がこれだけは押さえておくべきポイントまとめ

外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機のことで、少ない回線を多数の内線電話機で共有、交換切換えの役割や、電話帳の番号データ等も記憶します。主装置内部にはCPUを始め、電源ユニット、内線ユニット、外線ユニットや他機能ユニットが収容されております。
お客様個々の外線数、内線数、求められる機能によって、そのユニットの種類や数が異なります。また、設定するデータもお客様個々により異なったデータを設定し、そのあらゆるデータをも記憶します。
この主装置が、ビジネスホン専用電話機1台1台を制御します。従って、主装置+専用電話機の組合せが「ビジネスホン」と呼ばれます。

引用元-そもそもビジネスホンって何なの? | ビジネスホン大百科

電話を会社で使う|光回線

電話回線には、ISDN回線、アナログ回線、光回線、IP電話回線などの様々な種類があります。しかし、オフィスでは回線数も使用量も多いうえ、その他のIT環境との兼ね合いもあるため、どのサービスや仕組みを選ぶかによって、コスト面や業務効率面における差が出てしまうものです。

引用元-ビジネスフォン(ビジネスホン)電話回線の仕組み|ビジネスフォン・オフィス電話機の【ビジフォン.com】

光回線を導入していない担当者様のうち、なんと、全体の60%以上が光回線の導入を検討しています。そして、「検討して近い将来に導入を予定」と回答した人は34.1%にものぼりました。

引用元-ビジネスフォン(ビジネスホン)電話回線の仕組み|ビジネスフォン・オフィス電話機の【ビジフォン.com】

導入した理由には、業務効率のUP、ネット環境も含めた安定性やスピード感、コストダウンなどが多く見られました。一方、導入しない理由においては、コストの違いやメリットがわからないことや、導入そのものを面倒だと感じているケースが多いようです。また、地域が光に対応していないという物理的な理由や、音質に不安を感じているなどの理由も見られました。
回答コメントを比較すると、導入した担当者様は、「ビジネスフォンの仕組みやメリットなどをしっかり理解している」という結論に至りました。

引用元-ビジネスフォン(ビジネスホン)電話回線の仕組み|ビジネスフォン・オフィス電話機の【ビジフォン.com】

会社で電話を使う|「保留」ボタンの使い方

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け「保留ボタン」を押すと外線1が保留状態となり同時に内線通話呼出し待機状態となります。このとき受話器からは「ツッツッツ」という内線発信を待機(ダイヤルを待機)する音が聞こえてます。
外線電話をまわしたいAさんが近くにいる場合は「Aさ〜ん、△△様から外線1番に電話です」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線1番(一般的にはランプ点滅)のボタンを押し電話に出ます。
外線電話をまわしたいAさんが別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるので(受話器からは「ツッツッツ」という内線発信が聞こえている状態)まずAさんの電話の内線を呼出します。
内線番号表(エクセル等で作成)ではAさんの内線は12番なので[1][2]とダイヤルしAさんを内線で呼出します。Aさんが内線に応答したら「△△様から外線1番に電話です」等と伝えることで取次ぎ完了。
Aさんは保留状態である「外線1番」のボタンを押すことにより保留されている外線電話に出ることができます。

引用元-ビジネスホンの使い方|保留ボタンと転送ボタン | ビジネスホン大百科

会社で電話を使う|「転送」ボタンの使い方

保留ボタンで保留後、転送ボタンを押して取り次ぐ

1.外線と通話中
2.保留ボタンを押す
3.通話が保留される
4.取り次ぎ先の内線番号をダイヤル
5.相手の内線が応答
6.要件を伝えて転送ボタンを押す
7.外線と取り次ぎ先内線の通話になる

引用元-取り次ぎ方がよくわからん!別の内線への電話の取り次ぎ操作のまとめ | 電話・ビジネスフォンのTSA

転送ボタンで保留後、受話器を下ろして取り次ぐ

1.外線と通話中
2.転送ボタンを押す
3.通話が保留される
4.取り次ぎ先の内線番号をダイヤル
5.相手の内線が応答
6.要件を伝えて受話器を下ろす
7.外線と取り次ぎ先内線の通話になる

引用元-取り次ぎ方がよくわからん!別の内線への電話の取り次ぎ操作のまとめ | 電話・ビジネスフォンのTSA

電話を会社で使う|賢い使い方

事務員さんが1人になる事が多い職場で、2〜3人がとれる様な同時通話数をとってしまうと、たまたま1人いかいない時に電話が次々に掛かってくると次々と電話を受けてしまい、結果的に電話をかけて来てくれた人からは「全然電話でないな?」とか時にはクレームを招いてしまうかも知れません。
そこで、一部の機種では標準で「おまたせ着信機能」が便利になります。これは皆さんも、例えばメーカーさんのサポートセンターとかに電話された時に、「ただいま電話が大変込み合っています、順番にお繋ぎしますのでしばらくお待ち下さい。」というガイダンスを聞かれた事はないでしょうか?
あのガイダンスこそ「お待たせ着信」なのです。これがあれば、電話をかけてきて頂いた方にも、電話にでないのではなく、でれないという状況を社員の代わりにビジネスホンが伝えてくれるのです。

引用元-ビジネスホン機能【お待たせ着信機能】とは? | ビジネスフォンブログ

電話を会社で|賢い機能とは?

リモートコールバック
外出先でも会社の電話番号を使って電話がかけられる!
リモートコールバックとは、携帯電話から会社の電話番号での発信ができるサービスです。ビジネスホンの電話帳に設定した携帯電話から指定の回線にワンコールすると、会社から自動的にコールバックが入ります。そのコールバックに応答し、目的の電話番号を入力すると、会社の電話番号で電話をかけることができるのです。携帯電話の電話料金を削減するためにも役立ちます。

引用元-ビジネスホン(ビジネスフォン)の選び方|ビジネスホン(ビジネスフォン)でオフィスのコスト削減ナビ

外線手動転送
社外に出ている社員の携帯電話に転送できる!
外回りをしている社員宛てに社内電話に着信があった場合、相手をかなり待たせてしまうことがあります。外線主導転送を使うと、会社にかかってきた電話が前もって登録しておいた担当者の携帯電話や外出先の電話番号へ即座に転送されます。なお、転送は手動だけでなく自動にも設定できます。

引用元-ビジネスホン(ビジネスフォン)の選び方|ビジネスホン(ビジネスフォン)でオフィスのコスト削減ナビ

会議通話
ビジネスホンを使って複数人で会話ができる!
ビジネスホンを通して、他の拠点と音声による会議ができる機能です。ちょっとした話し合いであればその場でできるため、出張費などを削減できます。

引用元-ビジネスホン(ビジネスフォン)の選び方|ビジネスホン(ビジネスフォン)でオフィスのコスト削減ナビ

まとめ

少人数で設立した会社から大勢の社員を抱える会社まで、電話の使い方で仕事の効率や経費が大きく変わってきそうですね。電話の使い方にも新しい風を入れるのも必要な様ですね。

twitterの反応


https://twitter.com/nene3th/status/738170807172497409

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