メールで会社宛に「様」？

メールってとても便利なツールですよね。

一日に、何通のメールを読みますか？

ここで、メールの基本をまとめてみました。

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メールでの「御中」の正しい使い方

御中の意味

たまに「△△様御中」と個人名あてに御中を使用している場合がありますが、これは間違いです。御中は会社名、官庁、団体名、部署などへ宛てて手紙やメールを送付する時に使います。
使い方としては、そのあて先の会社、部署、団体の担当者が分からない時などに使います。

メールでの御中と様の間違った使い方。
「△△株式会社様」「△△株式会社様　御中」「（担当者名）様　御中」これらは間違った使い方になってしまいます。個人の担当者名が分かっている場合は「△△株式会社　△△部　△△様」が正解となります。

会社や団体宛てにメールを送る場合は「△△株式会社　△△部　御中」が正解となります。
実はこの御中と様の使い方、会社や団体、人によっては間違った使い方を使用している場合があります。会社や上司の方針には無理に反対しなくても良いと思いますが、正式には上記の使い方になりますので覚えておくと良いと思います。

【間違っている御中のメールでの使い方】
・△△株式会社　様
・△△株式会社　△△部　様
・△△株式会社　△△部　ご担当者様　御中

【正しい御中のメールでの使い方】
・△△株式会社　御中
・△△株式会社　△△部　御中
・△△株式会社　△△部　ご担当者様

また、返信用ハガキや封筒などで△△株式会社　△△部行と自動で印刷されている郵送物は、礼儀として「行」を「御中」に治す必要があります。「行」が無い場合も「御中」と付け足します。

引用元-−-777NEWS

電子メールのメリット・デメリット

電子メールのメリット
・電話のように時間を気にする必要が無い。
・送信すればすぐに届く。
・ワードやエクセル、画像、プレゼン資料などをデータとして送れる。
・CCやBCCを使えば同じメッセージを複数に送ることもできる。

電子メールのデメリット
・顔が見えないため無機質になりやすい。
・電話と違い確実に連絡が付いたかどうかを確かめられない。
・ウイルスメールやスパムメールなどの対応が必要になる。
特に、相手のPCによってはパソコンが貴方のメールをはじいたりすることもあります。初回のメール時には届いたかどうかの確認をするようにしましょう。

また、メリット・デメリット両方を兼ねることになりますが、電子メールは証拠になるということです。つまり、言った言わないを予防することにもなります。逆に、相手に言質を取られることもありますので、メールの文章には気を使いましょう。

引用元-−-ビジネスマナー講座

メールの返事は必ず返そう(社外）

多いのが返事を返さない会社です。

これがけっこう困ってしまいます。昔は相手のメールアドレスを間違っていてもエラーメールはすぐ目につきました。現在のようにスパムメールがあふれている状況ですと気がつきません。

またウイルスによるなりすましも多く、自分は送っていないのにたくさんの相手先不明のエラーメールが自分のところへ届きます。これとの区別もつきません。

アウトルック・エクスプレスでは相手が開いたら開封メッセージを返信する設定ができますが、失礼に思う相手もいて使いづらいものです。

送り手は確実に届いているかどうか不安に思っています。内容に関する返事は必要ありませんが、例えば「連絡ありがとう」の一言でよいのでメールを返信するのが最近のビジネスマナーです。

引用元-−-All about 起業・経営

 

社内のメールは？

1．宛名
相手の部署、役職、名前を明記します。社内に同じ姓の社員がいる場合もあるので、部署名や役職を添えておくと、誤って送信した場合に間違いであることに気づきやすくするためです。「部長」「課長」などの役職や「各位」はそれだけで敬称となるので、後に「さん」「様」「殿」を付ける必要はありません。

（例）
×佐藤部長様
◎佐藤部長

×関係各位殿
◎関係各位

2．書き出し
社内向けのメールの場合、儀礼的な挨拶や長々とした前置きは不要。すぐに本題に入りましょう。社内メールの書き出しの定番フレーズは「お疲れさま」です。「ご苦労さま」は目上から目下の相手に使う言い回し。部下が上司に対して使うと失礼になるので注意しましょう。

3．自分の名前
社内宛てのメールでも、自分の部署と名前は必ず記載するようにしましょう。社内に同じ姓の社員がいる場合、部署名があれば区別がつきます。

引用元-−-jin-jour

誤記のお詫びとその例

送り先の会社名や担当者の名前を間違えた。名前に敬称を付けないで送ってしまった。または返信文面を書いている途中で送ってしまったなど、メールに関するうっかりミスはよくあります。
送信する前に送り先や内容、添付ファイルの有無などを再度チェックするのを習慣付けましょう。
それでもやってしまった時は、すぐにお詫びのメールを出します。くれぐれもお詫びメールで、同じ誤りを繰り返さないようにお気を付けください。

引用元-−-Colta

まとめ

いかがですか？普段、当たり前の様に行っていることでも、再認識することもあるかと思います。

引用元-−-

twitterの反応

昨日、数年ぶりに見積もりの問い合わせをくださった翻訳会社様。連絡ない＝発注しないって意味なのはわかるけど、「今回は急ぎの案件なので･･･」と一言お断りメールくれればいいのに。一応こっちは受注の可能性を頭の隅っこに置いてるのですよ。喉に小骨が刺さってるみたいで気持ち悪い。

— youko (@y_yasugi) March 17, 2015

https://twitter.com/chak12525/status/577658163526172672
https://twitter.com/2016_es/status/577640524296761344

会社説明会の予約したいのに、
「予約は、マイページから」
って、予約用のページすら見つからん！
会社様にメールしてみたけど、
そもそももう３月中の説明会、参加できへんやん！(x_x)！

— ピエタ・ノアレ (@wari03211) March 16, 2015

「less_than_syumi」という謎の件名で某学生様から会社アカウントにメールが届きました。どうやら宛先間違いのようです。

— つねならず㍇ (@tsunenarazu) March 15, 2015

本日の私が引っかかった手口
昔の仕事相手（3児の母）からメールくる→会社まで車で迎えに来てくれて18:20位に会う→人の運は決まってるて話される→仏様と仏さんの話をされる→人の運の話をまたされる→お寺や神社に拝んでも正しい所以外には鬼や狐がいるていわれる（この辺で怪しいと思った）

— つみれ@おめでとう純太 (@igipufubin) March 13, 2015

始球式に向けて変身してボールを投げれるか？と投げてみたが…肩のアーマーが邪魔でまともに投げられないので、『とある食品会社』に苦情のメールをとりあえずしときました。

マンダリンパイレーツ様依頼お待ちしております。

— マツヤマン (@ma_tsu_ya_man) March 12, 2015

https://twitter.com/rinko_mac/status/576218229355331584

始球式に向けて変身してボールを投げれるか？と投げてみたが…肩のアーマーが邪魔でまともに投げられないので、『とある食品会社』に苦情のメールをとりあえずしときました。

マンダリンパイレーツ様依頼お待ちしております。

— マツヤマン (@ma_tsu_ya_man) March 12, 2015

※連絡がとれません 昨日のリプをみてs地様から連絡をいただき2つのアドレスにお返事しましたがかえってきてしまい、パソコンから受信できないのかなと思い、会社携帯からメールしてもかえってきます。御手数ですが弊社まで連絡下さい。

— 名古屋男装リディティ@ゆづき (@yuduki_shindou) March 12, 2015