接客マナー会社での受付や電話対応【基本編】

社会人になれば接客マナーはとても大事になります。来社で訪問するお客様の対応や電話など、人と関わる場合のマナーあなたは大丈夫ですか？何気なく使う言葉が不快を招くことも！個人のマナーの悪さは会社の品質も落としかねません･･･ビジネスマナーの基本を調べてみました。

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会社の受付での来客対応

『受付は企業の顔である』と言われます。これは受付での対応が、その企業の第一印象を左右するほど重要な役割であることを意味しています。

企業やショールーム受付等での接客対応には、単なる取り次ぎや情報提供といった事務的な対応を行う以上に重要な役割があります。また、受付業務担当者でなくても、企業で働いていれば、来客の接客対応を求められる場面は必ずあります。

それが、“サービスを提供する”ということです。 ここでいうサービスとは、いらしたお客様に、「自分は歓迎されている」、「大切に扱われている」といった“満足感”を得ていただくということです。ひいてはそれが、企業全体の好印象につながるわけです。そしてそれを生み出すのは、受付応対者の表情であり、言葉づかいであり、態度であり、お客様に対する接遇のひとつひとつにかかっている、と言っても過言ではありません。

引用元-マナー編 第2回 感じの良い受付・来客応対のテクニック｜今すぐ使える　パソコン&マナーの豆知識｜OPC Express｜オムロン パーソネル株式会社

来客受付の基本的な対応をしっかり覚える

1.来客をむかえる
来客に気が付いたらすぐに立ち上がり笑顔でお辞儀をして挨拶を。
受付などがない場合は、入り口に一番席が近い人や、来客に気が付いた人が応対するようにする。くれぐれも来客を入り口で待たせたりする事がないように、敏速に対応しよう。
→「いらっしゃいませ」
↓
2.来客の会社名と氏名を尋ねる
→「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
↓
3.アポイントメント（約束）の有無を確認する
→「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか？」
「失礼ですが、お約束は頂いておりますでしょうか？」　など
※出来ればここで来客の社名や氏名、用件を復唱して確認する
↓
4.担当者に取り次ぐ
→「少々お待ちくださいませ」

引用元-来客応対のマナー　　オフィスマナー / ビジネスマナー

積極的に電話を受けしっかりマナーを身に着ける

電話がかかってきたら、３コール以内に取るようにしましょう。新入社員のうちは、電話に出ることが怖くて、
誰でも電話を取りたくないという心理になります。

しかし、勇気を持って電話を取ることで、会社の大切なお客様の情報を誰よりも数多くキャッチできるのですから、早く業務内容を覚えることができます。

積極的に電話を受けるポイントは、

●すぐに電話に出る。

●遅くても３コール以内に電話に出る。

●３コール以上で受けた場合は、「お待たせいたしました」の言葉を添える。

です。

積極的に電話に出ることが、お客様の印象を良くする、最も身近に出来ることなのです。

引用元-電話マナー　５つの基本 | 新入社員のための電話マナー研修

電話に強くなって会話力に自信を付ける

・「はい○○です。」と明るい声で出ましょう。「もしもし」はビジネスシーンでは不要です。

・すぐに手帳（メモ）を取り出せるようにしておきましょう。

・静かな場所で話すようにしましょう。やかましい場所や車中の場合、留守番応答機能を利用したり、
いったん出て何分後にかけ直すなど伝えるとよいでしょう。

・相手が名乗ったら、まず挨拶しましょう。「こんにちは」「お世話になっております」など。

・日時や人の名前など、重要事項は必ず復唱しましょう。

・電話を切る時は、きちんと挨拶をして、相手に「プチッ」という音が聞こえないよう、ひと呼吸おいて切りましょう。

引用元-「おっ、この子は違うね！」と思わせる電話マナー。今からスグに実践したい4つの方法 | 就職活動とインターンシップのJobweb（ジョブウェブ）

マナーの悪さは会社の品質も落とす（質問＆回答）

接客、電話、マナーの悪さ。

最近妙に当たるんですが、彼ら（彼女ら）は何も感じないんですかね。
①店頭、取り扱ってる商品のことを詳しく聞きに行ったらヘラヘラした接客女２名
②電話、某派遣会社の受付の女、再度聞き取りの時に「ん？」
③電話、某自動車検担当の男、同じく「ん？」。専門用語を使う。
④某駅のトイレ清掃員、奥の個室が掃除がまだだったらしく、入ろうとしたら「おくはだめ！（方言のタメ口）」

こいつらは何も疑問を感じないのか不思議でしょうがない。
どういう神経してるんでしょうね。

引用元-接客、電話、マナーの悪さ。最近妙に当たるんですが、彼ら（彼女ら）は何も感… – Yahoo!知恵袋

わかります。
親が悪いのだと私はいつも思っています。
歳をとったかたのマナーの悪さも酷いものです。
そういう親の子に生まれ育てられた子がまた親になり繰り返されマナー改善はなりません。
かわいそうな人だなぁ。と思い二度とそのお店には行きません！

引用元-接客、電話、マナーの悪さ。最近妙に当たるんですが、彼ら（彼女ら）は何も感… – Yahoo!知恵袋

まとめ

対応などに不快を抱くと人は、会社そのものを嫌う場合もあります。会社の一員としての心構えもマナーの一つになりますね。

twitterの反応

https://twitter.com/sacchyea/status/716515532032253952

会社の電話受付であと3分待てば昼間の電話に切り替わるのにそのタイミングで電話来るとは…寝起きで知らない人と電話とかキョドっちゃう

— 醤油 (@agaeko) April 2, 2016

毎月必ず支払い遅れる会社がある。何万ではなく何十万という単位だから困る。
連絡もしてこない。電話は無視。最近は着信拒否までしてる。この人がお金の担当てほんとやだ。
もうこの人ではなく会社の受付や社長に伝えよう。社員全員に払わないこと伝わるようにしちゃお。

— Takashi Nemoto (@_Pignolino_) April 1, 2016

会社に電話したら受付の人に鈴木くん？笑みたいな感じの応対されたんだけど。

— 淳史 (@zuuuuuucha) March 31, 2016

規模の大きな会社の顧客に電話したときに、受付の人がセールスの電話を警戒するのはわかるが、こちらが用件を具体的に言っているのにいぶかしがったり横柄な態度を取るのは、単にストレス発散してるんだろうと思うし、会社の力を借りて威張り散らしているようなもので、みっともないと思う。

— whitefox3138 (@whitefox3138) March 30, 2016

僕の会社の話。
僕の会社は経理とは別に、着払いの荷物や営業周りの当日費用として、受付の人が管理してるんだけど、経理さんと受付さんとが仲の悪い親族関係で、営業周りの清算で現金が足りなくても、一切経理に頼んで補充してくれない。親族でも何でも良いけど、仕事はちゃんとして欲しいという話。

— リーマン猫 (@Ri_manneko) March 29, 2016

☆受付編

〜会社の受付に到着した後どうするか〜

元気に、
笑顔で挨拶をして
自分から名乗り、用件（面接に伺った事）をお伝えする事が大切。

(例)
「こんにちは！◯◯大学の◯◯と申します。◯時からの面接にお伺いしました。」
礼儀正しさと笑顔が大切。

— 【公式】就活マナー完全攻略2018 (@syukatsu_manner) March 26, 2016

久しぶりに来た病院の受付の人が変わってて病院の印象が変わった。どの会社も受付はその会社の顔だなと思った。

— ステファニーお玉 (@s15otm) March 26, 2016

https://twitter.com/itolife/status/716183203577356289″