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職場での電話対応時のメモの取り方について

      2017/09/12

職場での電話対応時のメモの取り方について

職場での電話対応は慣れないと大変です。電話対応だけでもあたふたしてしまうのにメモを取らなければと焦ったりもするものです。そうならない為にも上手なメモの取り方を知っておけば慌てずに済みますよね。

電話対応時のメモの取り方について調べてみました!

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電話中のメモの取り方(質問)

私は同時に二つ以上のことが出来ない人間で、一つのことを
やろうとすると、他の全てが疎かになってしまいます。
仕事中、同僚の会話に気を取られるとそれでミスを犯して
しまいますし、電話中に横から話し掛けられると、
それだけで相手の話を聞き逃してしまいます。

複数の案件をパラレルに処理しなければならない状況に
陥るとパニックになって思考停止してしまいます。

その中でも一番困っているのが電話応対です。
周囲は、応対しながら同時にメモを書くことができる人ばかり
なのですが、私は「応対する」か「メモを書くか」のどちらか
しかできません。電話の声に気を取られると文章がかけなくなり、
文章を書こうとすると、電話の声に対応できなくなります。

結果的に、電話の応対を優先するため、メモが疎かになる
のですが。電話を切った後で、伝言の詳しい内容や
最悪誰からの電話であったかすらも忘れてしまうことがあります。

家で聞き取りと同時に書き取りを行う練習などもしてみたのですが、
必ずどちらかが疎かになるか、両方とも疎かになってしまいます。

どのようにすれば、通話中に「応対」と「メモ」を同時に
こなせるようになるのでしょうか。練習法、コツなどをお教え
いただけると助かります。

引用元-話を聴きながら、同時にメモを取る方法 – その他(ビジネス・キャリア) | 教えて!goo

電話中のメモの取り方(回答)

まず「極力字を書かなくても済むように、メモのひな形を工夫して作る」というのはどうでしょうか。

引用元-話を聴きながら、同時にメモを取る方法 – その他(ビジネス・キャリア) | 教えて!goo

これなら、重要なことについては聞き逃すことが少なくなりますし、電話応対の方に幾分か集中しやすくなると思います。

(ひな形の例)

WHO(誰から)について
□相手の名前  (    )様
□相手の会社名 (    )会社

それから、「メモを取る時にはできるだけ漢字を使わない(カタカナを使う)ようにして、それに慣れる」というのはどうでしょう。

例えば相手の名前が「スズキさん」だったら、無意識にメモをとると普通に漢字で「鈴木」とメモしてしまったりしませんか?
そこを「スズキ」と書くだけでも、かなり時間の短縮になると思います。その分メモをとる時間が少なくなり、電話応対に集中できるのではないでしょうか。
(「速記をマスターする」なんてことも昔は考えましたが、ちょっと敷居が高そうなのでやめました…)

通話中に「応対」と「メモ」を同時にこなせるようになる方法については、やはり何度も経験を積んで慣れるしかないのではないでしょうか。僕もそうなんですが、1人で練習して完璧にできてもやっぱり本番になると緊張してしまうんですよね。

あと、これは実際に僕が電話を受けた方に後で聞いた話なんですが、電話中に多少の間があったとしてもそれ程気にはならないそうです。逆に「ちゃんと聞いてくれているな」と思うそうですよ。(中にはセッカチな人もいるんだとは思いますが、そんな人は少数派みたいです)

引用元-話を聴きながら、同時にメモを取る方法 – その他(ビジネス・キャリア) | 教えて!goo

電話でのメモの取り方について



復唱しながらメモ取る

相手が名前を名乗ったとして、それをそのままメモに記していくと、
聞き間違えてしまうというパターンがあります。

そのため、相手が話したことに対して誤記入を防ぐために、
復唱をしながらメモを取っていくことをおすすめします。

特に、電話番号、氏名、伝言の内容など、間違っていないかどうか
それとなく復唱し相手に確認すると良いでしょう。

内容は5W1Hを意識して取る

伝言を受ける側も相手の用件を正確に引き出してあげる必要があります。

そこで5W1Hを意識しながら用件を聞きましょう。

特に、誰から電話がかかってきたのかは必ずメモに書きましょう。

どのような用件か内容はわかったのに、
誰からかかってきたのかが分からなければ、
伝えられた相手が困ることになります。

最低限見落としがないように気をつけましょう。

引用元-ビジネスマナー|電話での伝言メモの取り方

電話対応でメモすべきポイント

電話対応でメモすべき5つのポイント

電話対応でメモする際には以下のポイントを押さえましょう。

① いつ電話がかかってきたのか
② 誰からの電話か (先方の社名と氏名は必須!)
③ 先方の連絡先は (電話番号は必須!)
④ どんな用件か
⑤ 誰が代わりに電話を受けたのか

特に注意したい点は「()」で書いた2点です。必ずメモをとり、復唱して確認しましょう。

引用元-電話対応する際のメモの取り方とポイント(1ページ目) | ビジネススキルのことならキャリアパーク

自衛隊に学ぶメモ術

『自衛隊に学ぶメモ術』(松尾喬:著、平野隆之:監修/マイナビ)から、メモ力アップの方法を紹介しよう。

引用元-「自衛隊に学ぶメモ術」から超使えるメモの技を伝授 – ライブドアニュース

(1)読みやすく書く方法を会得せよ!

・メモの基本は箇条書き

・一文一意
→一つの文には一つの内容しか書かない。

・カタカナを使う
→思い出せない漢字は、カタカナで書く。
→画数が多い字、読み間違いしやすい字も。
→直線の多いカタカナは字が崩れにくい。

・英語は母音を省略
→ハネダ=HANEDA=HND

・時間の書き方
→「:」は不要。24時間表記
→午後2時43分の場合=1443

以上の書き方で実際にメモを取ると……

(例)午後3時にA社が新商品のプレゼンに来社。 
×=3:00pm A新商品プレゼンにクル
○=1500Aクル。新商品プレゼン。

(2)重要な情報を見極めろ!

・資料中の「目印キーワード」を探す
→「アンダーライン」や「*」「○」など。

・発言内の「前ふり言葉」を聞き逃さない
→内容を要約するときに「ようするに」が出てくる。その直後は重要。「つまり」「たとえば」「なぜなら」「だから」などの“前ふり”の言葉も同様!

・そして、重要な情報は大きく書く

(3)メモすべき内容を予測せよ!
人の話の流れには4つの要素がある。

[P]=Point(要点)
[R]=Reason(理由)
[E]=Example(具体例)
[P]=Point(結論)

「要点→理由→具体例→結論」の順で話をまとめると聞き手は理解しやすくなるという。

引用元-「自衛隊に学ぶメモ術」から超使えるメモの技を伝授 – ライブドアニュース

(4)メモの内容を確認せよ!

・自分でメモを取った場合
→なるべく早い時間内に内容を「第三者目線」で「自分に質問」し、確認する。

・相手にメモを取ってもらう場合
→逆質問し、正しい情報をメモしているか確認する。

引用元-「自衛隊に学ぶメモ術」から超使えるメモの技を伝授 – ライブドアニュース

まとめ

メモが解読できないなんてことのないように内容は即確認ですね!

twitterの反応

https://twitter.com/Kotomichan1986/status/623256709255946240


https://twitter.com/mayuKRSW/status/588547683284975616″

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