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仕事の電話は伝言を残す時きちんと伝えるためにメモを残す

      2017/09/12

仕事の電話は伝言を残す時きちんと伝えるためにメモを残す

大切な仕事でもある「電話の対応」ですが、取り次ごうと思ったら相手が会議や外出で不在だった場合「伝言メモ」を残す機会は多いと思います。

そこで、ちょっと面倒な一作業が楽しくなるような伝言メモや工夫はないか調べてみました。

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電話対応は会社のイメージを左右する重大な仕事

昔からビジネスシーンにおいて電話対応は、会社全体の印象を左右するほど重要なものといわれています。

会社には、毎日本当に色々な用件で電話がかかってきます。大きな商談のチャンスなのか、重大なクレームなのか、あるいは、ただの売り込みなのか。用件は電話に出るまで誰にもわかりません。

しかし、その時たまたま電話に出た社員の対応次第で、会社の印象はプラスにもマイナスにも変わってしまいます。そして、顔が見えない状況でのコミュニケーションだからこそ、言葉遣いや作法といったビジネスマナーの基本ができているかどうかが重要となるのです。

「これまで携帯電話しか使ったことがなく、入社後はじめて固定電話に触りました。」という若手社員も増えている現在、正しい電話対応はテーブルマナーなどと同様、意識しなければできないマナーとなりつつあるのかもしれません。

引用元-知らないと恥ずかしい社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】 | 株式会社LIG

電話の受け方の基本

電話での応対は、「明るく」「親切」「丁寧」が基本です。電話に出た声が暗くてボソボソしていると聞きづらく、頼りなく感じたり不親切な印象を受けたりします。電話に出る時は、通常のトーンよりも少し高めの声が相手に聞きやすく届きます。複式呼吸をして大きな声で元気よく出てください。また、話し中にメモを取れるように、電話の右横にはいつもペンとメモを用意しておいてください。

引用元-覚えておきたい、電話応対の基本 [ビジネスマナー] All About

仕事上の電話は3回以内に出る

電話が鳴ったら、3回以内に出ます。人は電話をかけた時、待ち時間が「11秒」を過ぎるとイライラしはじめるという調査報告があります。11秒とは、ちょうど2コールを超えて3コールに入る時間。3回以上鳴ってから出る時は、「大変お待たせしました。○○(社名)でございます」と受けましょう。

部や課の直通電話の場合は、「はい、○○(社名)○○部(課)でございます」と部署名まで言って出るのが正解。もし所属部署を言わなければ、○○部(課)にかけてきた得意先や取引先の担当者は、電話に出た人に「そちらは○○部(課)ですか?」と必ず確認しなければならなくなりますから。

引用元-覚えておきたい、電話応対の基本 [ビジネスマナー] All About

電話対応でメモすべき5つのポイント

電話対応でメモする際には以下のポイントを押さえましょう。

① いつ電話がかかってきたのか
② 誰からの電話か (先方の社名と氏名は必須!)
③ 先方の連絡先は (電話番号は必須!)
④ どんな用件か
⑤ 誰が代わりに電話を受けたのか

特に注意したい点は「()」で書いた2点です。必ずメモをとり、復唱して確認しましょう。

引用元-電話対応する際のメモの取り方とポイント | ビジネススキルのことならキャリアパーク

仕事の伝言メモの取り方

会社での電話は情報の伝達と言う点で、重要な業務の一環と言えます。
 
相手の名前を聞き間違えたりしたら、
大事な連絡を伝え損ねることになってしまいますし、
数字などに関わる事項を間違えたとしたら、
仕事で大きな損害を与えてしまうこともありえます。
 
では、このようなミスを減らすためにはどうすれば良いのかと言うと、
電話の際にメモを取ることが挙げられます。
 
今回は、電話での伝言メモの取り方についてご紹介致します。
 

復唱しながらメモ取る

相手が名前を名乗ったとして、それをそのままメモに記していくと、
聞き間違えてしまうというパターンがあります。
 
そのため、相手が話したことに対して誤記入を防ぐために、
復唱をしながらメモを取っていくことをおすすめします。
 
特に、電話番号、氏名、伝言の内容など、間違っていないかどうか
それとなく復唱し相手に確認すると良いでしょう。
 

内容は5W1Hを意識して取る

伝言を受ける側も相手の用件を正確に引き出してあげる必要があります。
 
そこで5W1Hを意識しながら用件を聞きましょう。
 
特に、誰から電話がかかってきたのかは必ずメモに書きましょう。
 
どのような用件か内容はわかったのに、
誰からかかってきたのかが分からなければ、
伝えられた相手が困ることになります。
 
最低限見落としがないように気をつけましょう。
 

引用元-ビジネスマナー|電話での伝言メモの取り方

まとめ

電話で話しをしながらメモをとることはなかなか大変なこともあります。用件によってはきちんと伝えなくてはいけませんから気も使いますよね。メモ用紙は、あらかじめひな形を作ってある便利なものも沢山市販されていますので利用するとよさそうですね。

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